ز) تبلیغات و روابط عمومی
ح) سنجش امکان عقد قرارداد
ط) نمونهسازی کالا
ی) حمل و نقل و انبار
ک) تشریفات گمرگی
ل) طراحی و شساخت غرفه
م) آگاهی و استفاده از خدمات برگزارکننده
ن) ارائه نمونه
ق) پی گیری و ارزیابی
نباید تصور نمود که با اتمام نمایشگاه فعالیت‌ها خاتمه مییابد بلکه مذاکرات، تماسها و تبلیغات تازه بعد از زمان برگزاری نمایشگاه شروع شده و ماه ها بعد ثمر خواهد داد.(سرمد سعیدی، سهیل؛ گیوریان، حسن، کاربرد نمایشگاه در بازاریابی محصولات، ۱۳۷۹، ص۳۶)
۲-۱۰- هزینه شرکت در نمایشگاه
متاسفانه به دلیل نبود سیستمهای اطلاعرسانی، بسیاری از شرکت کنندگان از تمام و کمال هزینه ها اطلاع کافی ندارند، و فکر می‌کنند هزینه شرکت د ر نمایشگاه، صرفاً هزینهیی است که در قبال اجاره فضای غرفه میپردازند.
هزینه های شرکت در نمایشگاه بین‌المللی را می‌توان به چند دسته تقسیم کرد.
-
- هزینه هایی که باید به نمایشگاه پرداخت. این هزینه ها شامل بهای اجاره غرفه یا فضای باز می‌باشد. هم چنین پرداخت هزینه جهت تبلیغات و دریافت بلیت ورودی و ورود به وسایل نقلیه در پارکینگهای اختصاصی.
-
- هزینه هایی که خود شرکتکننده خرج می کند. این هزینه ها بیشتر در مورد حمل و نقل و انبارداری یا اجاره کانتینر صرف می شود. بعضی از شرکتها اقدام به تأسيس غرفه اختصاصی می‌کنند. برای احداث غرفه، هزینه طراحی و ساخت و مواد و قطعات، به صاحبان شرکتها مربوط می شود.
بعضی از شرکتها اقدام به تهیه وسایل اختصاصی تبلیغاتی می‌کنند. تهیه دعوت نامه، ترجمه متنهای تبلیغاتی به زبانهای مختلف و تکثیر آن با چاپهای نفیس، تهیه بروشور، بولتنهای اطلاعاتی و جزوههای اختصاصی، تهیه و توزیع هدایا بین بازدیدکنندگان از جمله مواردی است که هزینه های اختصاصی برای بعضی از شرکت کنندگان دربردارد. (نمایشگاههای بازرگانی از دوران باستان تا امروز،مهر ۱۳۷۱،شماره۲۲،ص ۳۵)
۲-۱۱- موفقیت در نمایشگاه
با توجه به جمیع جهات و نظرات خبرگان، متخصصین و صاحب نظران امر نمایشگاهی و با توجه به اهداف برگزاری نمایشگاه های بین‌المللی، موفقیت نمایشگاه، یعنی نیل به اهداف برگزاری و رضایت مندی برگزارکنندگان وغرفه داران است، حال برنامه ریزی قبلی و تدارک مقدمات می تواند در موفقیت یک سازمان نقش زیادی را ایفا نماید. بسیاری از صادرکنندگان تازه کار بدون داشتن کوچک‌ترین اطلاعی از ویژگیهای بازاری که مایلند در نمایشگاه آن شرکتکنند، کالای خود را در آن عرضه مینمایند و پس از آن فرضاً به این نکته پی میبرند که کالای آنان مطابق با استانداردهای بازار مورد نظر نیست یا حقوق گمرگی کالای آها در سطحی است که بازار فروش وسیعی را نمی توان به دست آورد. وقتی از تدارک مقدمات یا برنامه ریزی قبلی صحبت میکنیم منظورمان تنها تحقق در بازار مورد نظر و و یژگیهای آن نیست بلکه مسائل مهمتری وجود دارد که عدم رعایت آن ها امکان موفقیت در یک نمایشگاه را کاهش میدهد. برای مثال، ارسال به موقع کالا برای عرضه در نمایشگاه با انتخاب بازاریاب یا مدیر فروشی که به یکی از زبانهای بین‌المللی یاا زبانی که در کشور محل نمایش قابل درک است، آشنا باشد از نکات مهم به شمار میرود. بسته بندی کالا در غرفه نمایشگاه نیز از موارد مهم است، کالایی که بسته بندی آن خاص صادرات نیست و یا این که هیچ کاتالوگ یا بروشوری را هم به همراه ندارد قابل عرضه در نمایشگاه نیست برای عرضه در نمایشگاه تابع ضوابط و اصولی است. کاتالوگ باید توسط یک فرد متخصص و مطلع به زبانی که در کشور مورد نظر قابل استفاده باشد، تهیه شده باشد . کاتالوگ رنگی بهتر از سیاه و سفید جلب توجه می کند. هنگام مراجعه یک خریدار یا فردی که علاقمند به مذاکره است کارت ویزیت در و بدل می شود. مشخصات بازاریاب شرکت و موقعیت او باید به زبانی که برای طرف مقابل قابل درک باشد برروی کارت ویزیت منعکس گردد تا امکان پی گیری مذاکرات بعد از خاتمه نمایشگاه وجود داشته باشد. حضور فعال و آگاهانه در یک نمایشگاه می تواند ابزاری مناسب برای پیشبرد امر فروش یا دستیابی به یک بازار جدید باشد اما به اعتقاد اغلب کارشناسان اگر مؤسسه آمادگی لازم را برای عرضه کالاهایی که از هر لحاظ شایسته ارائه به بازار منتخب را نداشته باشد بهتر است برای شرکت در نمایشگاه به شتاب به خرج ندهد و از روشهای دیگر بازاریابی استفاده نماید. .(سرمد سعیدی، سهیل؛ گیوریان، حسن، کاربرد نمایشگاه در بازاریابی محصولات، ۱۳۷۹، ص۳۴-۳۵)
۲-۱۲- عوامل مؤثر بر موفقیت نمایشگاههای بین‌المللی:
با توجه به تعریف عنوان شده در خصوص موفقیت نمایشگاه ها عوامل متعددی بر موفق بودن نمایشگاه ها اثر دارند و نظر به اینکه هر نمایشگاهی دو بخش مرتبط و مهم دارند که می بایست با تعامل و همکار ی یکدیگر سبب موفق شدن نمایشگاه گردند این عوامل از دو جنبه برگزارکنندگان و مشارکت کنندگان ( غرفه داران ) قابل بررسی است.
۲-۱۲-۱- برنامه ریزی امور نمایشگاهی
برخی از صاحب نظران از جمله پالمبو و همکاران(۱۹۹۸)، اوگونرومبی(۱۹۹۷)، و علمی(۱۳۷۴،ص۱۰ ) معتقدند که از عوامل مهم شرکت در یک نمایشگاه یا برگزاری آن، برنامه ریزی صحیح و دقیق و تعیین اهداف روشن برای مراحل مختلف برگزاری است که برای برگزارکنندگان و مشارکتکنندگان با توجه به اهداف برگزاری متفاوت خواهد بود. تحقیقات قبلی نشان میدهد که تنها یک سوم تا یک دوم شرکت کنندگان برای شرکت کردن اهداف روشن و مکتوبی داشته اند.
(Palumbo Fred, Brad O,Hara, Paul Herbig1998 Differences Between International and Domestic Trade Show Exhibitors, Academy of Marketing Studies Journal, Volume2, Number2, 1-15).
Ogunrombi,Samuel Adewale 1997 Exhibitions in university Libraries, Library Review ,Vol .46 No.6,p. 428-433))
(علمی،محمد۱۳۷۴، نمایشگاهها و چگونگی برپایی و شرکت در آن ها، تهران: مرکز توسعه ی صادرات ایران)
(مقاله شناسایی عوامل مؤثر بر موفقیت نمایشگاههای تخصصی بین‌المللی، کلانتری، میر ظفر جویان، ۱۳۷۸)
