الف) کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار.
ب) تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر کمتر صورت می‌گیرد ، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود .
ج) فعالیت های غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و بهنگام رسانی کمتر می شود.
د) سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود چراکه با بهره گرفتن از امکانات کنفرانس تلفنی ، مسافرت و گردهمایی کمتر می شود.
۲ـ مزایای غیر مستقیم
این مزایا غیر کمی می‌باشند و ممکن است از طریق سود آوری و رشد در بلند مدت سازمان را ارتقاء دهند. این مزایا عبارتند از:
الف) وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر.
ب) نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات .
ج) به دلیل افزایش اثر بخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص ، رضایت شغلی آن ها افزایش می‌یابد.
د) رضایت بیشتر مشتری ، به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع .
ه) رقابت بیشتر سازمان از طریق استفاده بهتر از منابع اطلاعاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصت ها . ( همان منبع )
۵ـ۳ـ۲ـ شبکه های ارتباطی
فناوری اطلاعات این امکان را فراهم آورده است تا رایانه های متعددی از طریق تجهیزات و ابزارها و رسانه های ارتباطی به یکدیگر متصل شده و به تبادل اطلاعات و دانش بپردازند . در شیوه سنتی کاربران از رایانه جهت آماده سازی اسناد و یا بهره برداری از برنامه کاربردی خاص مانند حسابداری استفاده می‌کردند و تبادل اطلاعات بین کاربران از طریق پست و یا ارسال نمابر امکان پذیر بود.
با توسعه و گسترش ارتباطات و فناوری های ارسال داده، امروزه کاربران می‌توانند از طریق رایانه های شخصی به دنبال اطلاعات و ارتباط با یکدیگر بپردازند و یا از پایگاه های اطلاعات به صورت به هنگام استفاده کنند .
در عصر نوین فناوری اطلاعات دیگر زمان و مکان محدودیتی در ارتباطات به حساب نمی آید، همچنان که از تلفن همراه جهت ارتباط استفاده کنیم. شبکه های رایانه ای نیز این امکان را می‌دهند که افراد در گروه‌های مورد نظر با یکدیگر به تبادل اطلاعات بپردازند.
شیوه های مختلفی برای حمایت از ارتباطات افراد و گروه ها وجود دارد.
جدول … چارچوب مناسبی برای تفکر در مورد راه حل هاست . زمانی که افراد در یک محل و در یک زمان خاص قرار دارند از رسانه های مختلفی مانند نظام پشتیبانی تصمیم گیری گروهی[۲۸] اتاق های تصمیم و … می‌توانند استفاده کنند.
جدول: ۲ـ۲چارچوب زمان / مکان در ارتباطات
متفاوت
یکسان
یکسان
گروه افزارها
پست الکترونیک
۲
سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری گروهی
اتاق های ملاقات الکترونیکی
۱
متفاوت
گروه افزارها
پست الکترونیک
اینترنت
۴
کنفرانس ویدئویی
اتاق های محاوره و گفت و گو
۳
این مدل توسط گالوپ و دی سانیتس [۲۹] ( ۱۹۹۷) ارائه شده است و از آن می توان برای ارزیابی و گزینش رسانه های مناسب فناوری استفاده کرد.
ارتباطات از ضروریات جوامع بشری است و امروزه به دلیل تغییرات سریع و پیچیدگی امور از اهمیت خاصی برخوردار است. ارتباط مؤثر بین افراد و گروهی در سازمان ها می‌تواند به تسهیل امور و تصمیم گیری به موقع د ر پاسخ گویی به شرایط بیانجامد. شبکه های ارتباطی بسیاری طی سال های گذشته به منظور پشتیبانی از ارتباطات و انتقال اطلاعات و پیام ها به وجود آمده بسیاری از این شبکه ها د رسطوح ملی و فراملی به صورت شبکه های به هم تنیده امکان ارتباط بین افراد و تبادل ارتباطات را فراهم کرده اند.
جدول: ۳ـ۲ انواع شبکه ها
نوع شبکه
نمونه
شبکه شبکه ها
اینترنت
شبکه انتقال عمومی
خطوط تلفن صوتی
شبکه گسترده ( WAN )
سیستم تلفن
شبکه محلی شهری ( MAN )
شبکه داخلی یک دانشگاه
شبکه محلی ( LAN )
شبکه رایانه درون یک ساختمان
شبکه ها،رایانه ها و دیگر تجهیزات را به یکدیگر مرتبط می‌سازد. بزرگترین شبکه رایانه ای موجود اینترنت است.
شبکه تلفن عمومی که انتقال صوت را در سر تا سر دنیا به عهده دارد شبکه سوئیچ[۳۰] است علاوه بر خطوط تلفن، خدمات شبکه خصوصی نیز وجود دارند که به ارائه خدمات ارتباطی می پردازند . این شبکه ها به شبکه گستره[۳۱] معروف هستند.
برخی از سازمان‌ها نیاز به شبکه هایی دارند که در سطح یک منطقه محلی خاص عمل کنند . این شبکه ها از طریق خطوط خصوصی برقرار می‌شوند که به آن ها شبکه منطقه ای شهری[۳۲] می‌گویند.
در ارتباط بین دو رایانه می توان آن ها را با بهره گرفتن از کابل های زوجی به یکدیگر متصل کرد در این شیوه نیاز به مودم و خطوط مخابراتی نیست .
زمانی که در مورد فناوری و ارتباطات فکر می‌کنیم ، بی اختیار اینترنت و کاربردهای آن به ذهن می‌رسد . اگر دهه ۸۰ را آغاز تأثیر فناوری اطلاعات بر توسعه اقتصادی کشورهای صنعتی بدانیم . دهه ۹۰ قطعاٌ شکوفایی فناوری از طریق گسترش ارتباطات بوده و اینترنت در این زمان نقش کلیدی را ایفا کرده‌است. اگرچه اینترنت به عنوان شبکه اصلی شناخته شده است ولی تنها شبکه ارتباطات رایانه ای نیست. شبکه هایی مانند Compu Serve ,MSN نیز از نظر گستردگی قابل ملاحظه می‌باشند. اهمیت یک شبکه امکانات و خدماتی است که در آن ارائه می شود.
شکل ۳ـ۲ نسل های ارتباطات شبکه ای
نسل چهارم ۱۹۹۷
ارتباطات چند رسانه ای
تعاملی سیستم های با امنیت بالا
نسل سوم
ارتباط چند رسانه ای
صفحات تعاملی پیشرفته تر
نسل دوم
سیستم های بر محور UNIX
امکانات گسترده ارتبا طی
نسل اول
شبکه ARPAبا ارتباطات محدود ۱۹۷۰
۶ـ۳ـ۲ـ سازمان شبکه ای
سازمان شبکه مفهومی است که در آن هدف وجود ارتباطات میان افراد و گروهایی است که در کسب و کار مشارکت دارند. در سازمان شبکه ای ، شبکه ای از ارتباطات وجود داردکه افراد یا سازمان ها را در انجام امور خود پشتیبانی می‌کند . این ارتباطات می‌تواند بین افراد درون سازمان ، افراد خارج از سازمان با درون سازمان و یا بین سازمان باشد. در چنین سازمانی شرایط زیر وجود دارد:
ـ تبادل اطلاعات ؛ به شکل سند، پیام و …
ـ روابط میان فردی ؛ انتقال پیام خواه به صورت بحث و گفت و گو یا مذاکره جهت تصمیم گیری
ـ پردازش ؛ انجام کار از طریق شبکه
چنین سازمانی را می توان از طریق شبکه ها ی اینترانت، اکسترانت و یا اینترنت پشتیبانی کرد.
۷ـ۳ـ۲ـ نقش اینترنت
